Prosedur standar dalam menyelesaikan persoalan

 Prosedur standar dalam menyelesaikan persoalan

Mempertahankan konsistensi dalam proses bisnis sangat penting untuk keberhasilan perusahaan. Memastikan seluruh anggota tim perusahaan beroperasi berdasarkan proses yang sudah diformulasi dan dikoordinasikan dengan baik tidak hanya meningkatkan produktivitas, tetapi juga mengurangi risiko terjadinya kesalahan.

Di sinilah peran Standar Operasional Prosedur (SOP) muncul. Perusahaan yang baik adalah yang memberikan batasan-batasan serta peraturan yang akan menjadi panduan bagi pekerjanya untuk menyelesaikan tugas. Lalu, apa saja yang harus diperhatikan dalam membuat SOP perusahaan? Berikut penjelasannya.

Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP)

Sebelum membuat SOP, tentu kita harus mengetahui apa itu SOP dan mengapa SOP itu penting. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah panduan atau aturan tertulis yang berisikan prosedur standar yang dimiliki perusahaan secara rinci untuk memastikan pekerjaan pada perusahaan tersebut dapat terselesaikan secara konsisten setiap waktunya. Dengan kata lain, SOP adalah panduan bagi karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka dengan baik sesuai dengan keinginan perusahaan.

SOP merupakan salah satu alat bisnis yang sangat berguna untuk perusahaan. Dengan adanya SOP, pekerja akan memiliki panduan bagaimana menyelesaikan pekerjaan mereka dengan baik dan benar sehingga memberikan hasil pekerjaan yang konsisten, mengurangi terjadinya kesalahan, serta meningkatkan kualitas komunikasi perusahaan dengan karyawannya.

Hal Penting dalam Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP)

Dalam membuat SOP, setidaknya terdapat 4 (empat) hal yang harus dilakukan, yaitu:

1. Buat daftar berisi proses yang menurut Anda memerlukan SOP

Memiliki SOP memang baik, tapi terlalu banyak SOP bukanlah pilihan yang tepat. Tidak semua prosedur harus dibuat SOP. Minta setiap manajer mendiskusikan dengan tim mereka SOP apa saja yang kira-kira diperlukan. Pilihlah prosedur yang benar-benar penting atau krusial untuk perusahaan untuk distandardisasikan.

2. Rencanakan pembuatan serta pengelolaan SOP

Rencanakan format SOP dengan baik, apakah proses tersebut akan lebih mudah dimengerti jika dijelaskan dalam bentuk teks naratif, diagram, atau gambar-gambar. Anda juga perlu menentukan proses pemeriksaan SOP, kepada siapa SOP dikirim untuk pemeriksaan awal setelah ditulis, siapa yang memiliki otoritas persetujuan akhir dan siapa yang mempublikasikannya. Selain itu perlu diperhatikan juga bagaimana SOP tersebut dapat diakses oleh setiap karyawan.

3. Kumpulkan informasi untuk konten SOP

Salah satu cara paling umum dan efektif untuk mengumpulkan informasi terkait konten SOP adalah dengan menjadwalkan wawancara dengan para ahli di masing-masing departemen. Tanyakan juga apakah departemen tersebut sudah pernah memiliki dokumentasi operasional sebelumnya. Informasi tersebut akan berguna sebagai landasan konten SOP yang baru.

Konsultasikan manajemen operasional bisnis Anda gratis dengan tim Nimbly.

4. Tulis, Periksa, dan Terbitkan

Setelah langkah pertama, kedua, dan ketiga selesai, maka selanjutnya adalah menulis SOP tersebut. Setelah SOP tersebut tertulis, lakukan review dengan ahli juga dengan karyawan, lalu terbitkan dan sosialisasikan pada para karyawan.

5. Pastikan SOP Berjalan dengan Maksimal

Setelah SOP dibuat, bukan berarti segala proses telah selesai. Langkah kelima dan proses yang paling penting adalah memastikan SOP dijalankan dengan baik oleh karyawan. Hal ini bisa diakukan dengan pembuatan laporan audit operasional dari setiap divisi atau manajer terkait. Setelah itu perusahaan bisa melakukan verifikasi serta cross-checked apakah setiap SOP telah benar-benar diimplementasikan dengan baik.

Untuk memastikan pengimplementasian SOP berjalan maksimal, Anda bisa juga memanfaatkan solusimanajemen operasional, seperti Nimbly Technologies. Nimbly adalah sebuah teknologi yang memungkinkan perusahaan untuk memeriksa implementasi SOP perusahaan secara digital. Dengan mendigitalisasi checklist SOP tertulis, perusahaan akan dengan mudah untuk memastikan SOP dijalankan dengan baik dan dengan cepat menyelesaikan masalah apabila karyawan tidak menjalankan SOP dengan benar.

6. Perbarui SOP secara Berkala

Setelah SOP diimplementasikan dengan baik, langkah selanjutnya adalah memastikan SOP perusahaan up-to-date. SOP haruslah fleksibel dan menyesuaikan dengan perkembangan. Apabila dirasa SOP sudah tertinggal, maka perlu adanya pembaharuan SOP dengan menggunakan 5 langkah mudah membuat SOP di atas. SOP memang hal penting yang sudah sepatutnya ada di dalam setiap perusahaan. SOP tidak hanya membantu karyawan menyelesaikan pekerjaan dengan baik, namun juga membantu perusahaan dalam menyelesaikan permasalahan yang mungkin muncul di dalam perusahaan. Oleh sebab itu, jangan sampai asal dalam membuat standar operasional untuk perusahaan, ya!

Konsultasikan manajemen operasional bisnis Anda gratis dengan tim Nimbly.